想了解OCR是什麼？本文將完整解析光學字元辨識（OCR）定義、技術運作原理、4大類型、5大優勢與6大應用場景，教你如何運用OCR技術提升工作效率！文末再分享專業的OCR文字識別軟體給你！
目次
一、OCR 是什麼？為什麼許多企業都重視 OCR？
（一）OCR 定義介紹
OCR 全名為 Optical Character Recognition，中文是「光學字元辨識」，是一種可以把列印文件或影像中的文字，轉換為能被機器讀取文字檔案的一種技術。
簡單來說，如果使用者沒有辦法直接對影像中的數據、文字資料進行編輯或計算，就可以利用 OCR 將該影像檔案轉換為文字、PDF 或 TXT 檔，讓文件能夠被讀取、記錄與保存。
（二）OCR 種類有哪些？4 大 OCR 種類一次看！
OCR 種類 1：光學標記辨識
光學標記辨識是一種將特定標記或符號轉換為數位資料的技術，原理是透過掃描器將文件掃描成影像，利用辨識系統判斷標記的外形，進而將其轉換為數位資料。這種方式可識別文件中的文字、符號、手寫、水印、標誌等內容。
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OCR 種類 2：簡單光學字元辨識軟體
簡單的光學字元辨識技術會將各式文字、字型儲存並作為範本，在掃描文件時就能利用模式比對進行查找和分析。不過這種技術並無法識別所有字型與字跡，能識別的範圍僅限於已儲存的文字檔案。
OCR 種類 3：智慧字元辨識軟體
智慧字元辨識（Intelligence Character Recognition，ICR）軟體比一般 OCR 技術有更多功能，例如能利用機器學習技術進行訓練，從而像人類一樣閱讀文字，也能對文字進行研究。
智慧字元辨識可以識別手寫的字跡，不過識別能力仍然有限，只有工整、具有間隔的字體才能被完整識別。
OCR 種類 4：智慧字詞辨識
智能字詞辨識（Intelligence Word Recognition， IWR）的運作方式與智慧字元辨識一樣，不過功能更強，可以識別整個字詞或短語。比如智慧字元辨識技術能分別識別出「R」、「E」、「A」、「D」，而智能字詞辨識則能直接識別出「READ」這一單詞，還可以結合語句結構、網路資料判斷出正確的拼寫。
（三）為什麼 OCR（光學字元辨識）如此重要？
過去當企業需要記錄或分析大量的紙本文件時，只能安排員工手動設置電子檔並輸入資訊，流程繁瑣、耗時耗力，還有可能因為輸錯資訊降低工作效能。
而如今的 OCR 技術則能即刻提取出可用文字資料，方便企業內外人員快速讀取。OCR 不僅將人工建立檔案的工作流程簡化，也有利於降低人工建檔的失誤機率，更大幅減少人工重新建檔的時間。
除此之外，OCR 還有利於推進企業的自動化程序，例如配合 AI（Artificial Intelligence）人工智慧自動分析檔案數據、自動推進工作流程，讓企業整體的產能、效率迅速提升。
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二、OCR 軟體如何運作？帶你了解 OCR 的運作方式
（一）OCR 運作方式為何？關鍵 4 步驟解析
步驟 1：採集影像
使用者透過掃描儀讀取文件，OCR 技術就能將資訊轉化為可供電腦、手機等電子設備讀取的二進制資訊。OCR 可以根據影像顏色的深淺，識別並分類出文字與背景。
步驟 2：影像優化
為了能夠更準確、更完整地識別文字，OCR 會在識別文字前先快速處理影像，去除可能影響識別的內容。以下是常見的 OCR 處理技術：
- 校正偏移、傾斜的文件，讓文件恢復對齊、正常的排版
- 去除數位影像造成的污點、斑點，恢復平滑的文字邊緣
- 識別多種語言、字跡的文字
- 去除影像中多餘的線條與邊框
步驟 3：辨識文字
OCR 識別文字主要透過「特徵擷取」與「模式比對」2 種方式。
- 特徵擷取：將文字拆解為線條、交叉點、閉環、筆畫等特徵，再以此查找出最接近的文字。
- 模式比對：此類方式需要先儲存字符庫，在識別時就能根據儲存好的字符比對出模式相似的字符。
步驟 4：後期處理與輸出
等 OCR 完成識別與分析，就可以將文字資料輸出成各式電腦檔案。選擇配有 OCR 功能的 PDF 軟體，如 KDAN PDF Reader，還能直接從圖檔與掃描文件中提取文字，並將掃描文件另存為可供搜尋、註釋的 PDF 檔。
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三、OCR 技術可以用在哪？6 類 OCR 應用情境分享
不管在哪個產業、哪種專業領域都會遇到文書處理的難點，例如紙本資料難以統整歸類、影像內容手動轉檔耗時耗力等，所以期待高效處理文件的企業通常都會採用 OCR 技術。
許多軟體也附有 OCR 功能，例如 KDAN PDF Reader 就可以透過 OCR 技術產出一般 PDF 文件，還可搭配獨特的 AI 功能，提升使用者對文件的掌握度。那麼 OCR 用途有哪些？OCR 可以用在哪呢？我們整理出 6 大常見應用情境，供你參考。
（一）企業使用 OCR 提升工作效能與品質
企業日常需處理大量紙本文件，包括合約、報表及簽收單，這些文件不僅管理繁瑣，人工輸入的過程還容易出錯，特別是在物流、製造等需要快速反應的行業中，更是效率的瓶頸。
利用 OCR 技術掃描文件，可將圖檔轉成一般的 PDF 檔，方便企業的紙本文件數位化，也更利於檢視、整理文件，降低了紙本文件丟失、被竊取的風險，也更有利於管理或分享文件給團隊和利害關係人。
例如，物流公司透過 OCR 掃描包裹清單，快速生成電子檔案，不僅提升追蹤速度，還能準確分析物流數據，在雲端系統中統一管理，減少人工錯誤，優化整體工作流程。
此外，在 KDAN PDF Reader AI 機器人的幫助下，OCR 技術還能引用資料文件並應用到商業報告書，更有助於增強報告深度與品質。
（二）教育界使用 OCR 提高學習效率
教育工作者經常面臨海量教材和筆記的管理難題，學生也需要花費大量時間手抄課本重點或整理筆記，傳統實體書籍和手寫資料的檢索更是費時費力，影響學習效果。
有了 OCR 技術後，老師和學生都可以將課本、筆記轉換成電子文件，教師能夠快速製作教案或分發教材，學生也只需透過關鍵字檢索即可快速找到需要的內容。
如果再加上 KDAN PDF Reader AI 技術的支持，還可以快速摘要內容、自動翻譯外文，讓跨語言學習也更加高效，無論是查閱資料還是知識輸出都更加方便。
（三）法律界使用 OCR 迅速識別風險
以往法律從業人員經常需要處理大批合約、案件記錄、會務報告和相關法律文件，手動翻閱不僅耗時，也可能忽略重要條款。案件涉及的機密文件還面臨洩密風險。
利用 OCR 技術，律師不僅能夠將數百頁紙本合同，迅速轉換為電子文件，即可用關鍵字檢索條款，縮短檢視時間，為客戶迅速提供解決方案，提升案件處理效率。
如果結合 AI 聊天機器人，還能進一步分析其中的潛在風險，或使用密文標記，人力或請AI 標示哪些屬於機密內容，防止文件洩密， 輕鬆保障其安全性。
（四）金融界使用 OCR 自動提取準確數據
不論是銀行或保險公司，金融產業每天都需要處理大量紙本文件，包括支票、存款單和身分證明文件等，然而傳統人工輸入方式效率低下還容易出錯，特別是在處理身分認證或金額核對時，人工犯錯所造成的財物損失不容小覷。
如果以支票處理為例，導入 OCR 技術就可以快速辨識支票數據，自動核對金額與簽名，既省時又準確，此外，OCR 也能協助檢測客戶身分的合法性，防範詐欺行為，讓客戶交易更安全可靠。
此外，搭配使用 KDAN PDF Reader，還有浮水印、文件密碼、權限控管、AI 密文標記等功能，對文件進行加密保護，可以進一步提升文件的安全性。
（五）醫療保健業使用 OCR 即時更新患者資訊
醫院每天需要處理大量患者的病歷、診斷記錄及處方簽，手動輸入資料耗時且易出錯，加上醫療分秒必爭，病患資訊更新不及時，還可能影響診療效果或引發用藥錯誤。
這時候，醫療機構若使用 OCR 技術，就可以快速數位化病患資料，例如掃描診斷記錄，將其自動轉換為電子檔案，並即時更新到患者檔案中，或透過 OCR 將處方箋、藥物資訊歸檔，提高處理效率。
這樣能幫助醫護人員精簡輸入時間，快速查閱患者病歷，也減少人力錯誤，加上 KDAN PDF Reader 的密文標記功能，更能保護患者的個資安全。
（六）研究機構使用 OCR 快速檢索關鍵內容
研究人員經常面臨大量文獻的閱讀和整理需求，有不少資訊來自圖書、期刊、科技報告等，傳統人工翻閱耗時費力，尤其當需要跨領域檢索資料時，效率極低。
而使用 OCR 技術，可以將書籍、期刊等轉換為可檢索的電子文件，例如科學家將一整套實驗報告掃描並數位化，未來即可利用 OCR 搜尋關鍵數據、重要結論，節省了資料蒐集時間。
如果進一步結合 AI 工具進行分析，還可以輔助研究者將文獻佐證得更完整，建構更具邏輯、專業度更高的研究，或是將節省下來的時間投入更深入的研究中。
四、OCR 優點有哪些？揭曉 OCR 5 大優勢
OCR 優點 1：資訊查找更快速
過去當我們在紙本文件、圖檔或掃描文件中找資料的時候，需要一張張翻閱才能找到想要的內容。而 OCR 能夠快速識別文字，將影像檔轉換成為可查詢、可分析的電子檔案，只要查詢關鍵字就能快速找到想要的資訊。
OCR 優點 2：提高生產力
如果員工可以利用 OCR 將各式數據、文件轉成電子檔輸入電腦或雲端，就能把瑣碎的行政工作節省下來，把時間放在更有價值的核心工作上，進而提高企業整體的生產力。
OCR 優點 3：提高準確度
手動輸入資料難免會輸錯資料，尤其是多數據的文件，如果輸錯一個資料，很有可能影響整個計算結果與工作流程。有了 OCR 就能清楚記錄掃描文件、圖檔資訊，減少資料遺漏、遺失的問題，提高文件轉檔的準確度。
OCR 優點 4：促進決策
決策者能夠隨時利用 KDAN PDF Reader OCR 對大量的文件進行轉檔儲存，另外可以搭配KDAN AI 功能，進行迅速比對、計算、分析數據與文字，提供即時的數據支持、提取有價值的見解，推進決策流程，有助於做出更精準的決策。
OCR 優點 5：降低儲存、人力成本
紙本文件較難管理、儲存與分析，OCR 是將文件轉為可分析電子檔的最佳選項，而且轉檔步驟很簡單，以 KDAN PDF Reader OCR，只要依據前文提到的 5 步驟，簡單點選便能輕鬆完成轉檔。有了 OCR 協助轉檔，企業就可以節省儲存紙本文件的空間，也大幅減少了人力輸入、管理的成本。
KDAN PDF Reader OCR 能精準提取文字內容，還可以對 PDF 檔進行編輯，更具有先進的 AI 聊天機器人能夠摘要重點、自動偵測文件風險，讓工作效率與品質迅速提升！點擊下方按鈕，到 KDAN PDF Reader 免費試用 OCR 功能！
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五、想要更專業的 OCR 文字識別軟體？推薦你選擇 KDAN PDF Reader！
在資訊爆炸的時代，企業需要處理海量文件，傳統的人工處理方式效率低下、成本高昂，還容易出錯，OCR 自動化文字識別技術便是最佳解方。KDAN PDF Reader OCR 可以迅速完成轉檔，更有先進的 AI 技術，可以助力企業實現準確、安全的文書處理工作。
利用 KDAN PDF Reader OCR 轉檔的數位化文件，還能進一步透過 KDAN PDF Reader 進行編輯、分析， 介面簡單易懂，是方便、高效的辦公幫手。
（一）KDAN PDF Reader 的 OCR 如何使用？
KDAN PDF Reader 的 OCR 工具使用起來非常簡單，只要簡單點選就能輕鬆實現文字提取。以下將以 KDAN PDF Reader Mac 版為例，為大家快速介紹 OCR 使用方法。
★從 PDF 檔中提取文字
1. 打開掃描好的 PDF 文件，點選「OCR」選項。
2. 選擇要進行文字識別的頁面範圍。
3. KDAN PDF Reader 可以自動偵測文件中內容的語言，使用者也可以手動設定符合該文件所運用的文字語言。
4. 設置轉檔後文件輸出的格式（PDF 或 TXT 檔）與存放位置。
5. 點擊「OK（確認）」，OCR 工具即可開始轉檔。
★從圖檔中提取文字
1. 打開 App，點選「OCR」選項。
2. 選擇要進行 OCR 的圖檔。
3. KDAN PDF Reader 可以自動偵測文件中內容的語言，使用者也可以選擇手動設定符合該文件所運用的文字語言。
4. 設置轉檔後文件輸出的格式（PDF 或 TXT 檔）與存放位置。
5. 點擊「OK（確認）」，OCR 工具即可開始轉檔。
KDAN PDF Reader 的 OCR 工具並不只有轉檔的單一功能，在 AI 技術的配合下，更有以下延伸用途，可以方便使用者快速處理文件、提升工作效率：
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