PDF 加密與遮蔽教學｜提升企業資安與個資保護力
個資代表的是可以直接或間接辨識個人身份的資料，例如姓名、生日、身分證字號、電話、地址、醫療歷史、財務資料、職業等等。根據Gogolook製作的《年度詐騙報告》顯示，臺灣電話號碼外洩率高達65%，相當全臺超過1千萬人的手機號碼遭到外洩與惡意兜售！隨著社會對於個資權益意識的提升，不管個人資料在企業內部或外部使用，只要企業若在蒐集、處理個人資料時有瑕疵，將可能面臨訴訟和罰款，更別提個資外洩所帶來的商譽損失和社會問題，因此不管罰款與否，個資保護需要大家一起把關。
而PDF作為通用的文件傳輸格式，不少PDF Reader工具都提供遮蔽敏感訊息功能，讓企業和商務用戶可更快速的在PDF內遮蔽文字，並透過PDF文件加密，替用戶做第二層的文件存取控管，降低資訊外洩風險。本篇文章，將詳細說明如何使用PDF密文遮蔽的功能來為PDF檔加密，保護你的個資安全。
個資保護的八大原則
資安議題並非一夕間出現的，歐洲早在1995年就有個人資訊相關的保護法案，是GDPR的前身；而台灣則是在2012年就公告了個資法，兩者都是基於國際經合組織（OEDC）於1980制定的《個人資料隱私與跨境流動指南》八條基本原則為基礎展開，比起又長、又複雜的條款，這八條原則以可以作為企業的指引，做為設計產品、行銷活動和工作流程時的快速參考，來看看您的企業日常個資蒐集、處理是否有符合這八大原則吧！
取得限制原則（Collection Limitation Principle）
個資收集應為有限制的，需以合法且公平的方式取得，並取得資料來源或當事人的同意再行取得。
資料品質原則（Data Quality Principle）
資料應與使用目的相關，並在必要的合理範圍內保持完整性和準確性，並持續更新。
目的明確原則（Purpose Specification Principle）
在蒐集資料之前，必須明確說明蒐集的目的，並且在使用時不得超出當初說明的範圍。
使用限制原則（Use Limitation Principle）
未經法律或當事人授權，不得將資料用於原始或非特定的目的。
安全防護原則（Security Safeguards Principle）
個人資料應受到適當的安全保護措施，以防止遺失、未經授權存取、竄改、使用、破壞或揭露。
透明原則（Openness Principle）
個人資料的蒐集、使用方式應受到透明規範，當事人應能輕易取得有關自己資料的詳細資訊，包括使用者身份和使用目的。
個體參與原則（Individual Participation Principle）
當事人應具有對個人資料的使用權利和拒絕權利，並有權挑戰資料的準確性，以進行刪除、修正或完善。
責任原則（Accountability Principle）
個人資料持有者應遵守上述所有原則，並承擔相應的責任。
保護個資最直接的方式，就是隱藏文件上的敏感資訊，而遮蔽文字也是其中一個好方法，尤其是當你需要展示或分享文件，卻又不想讓敏感資料外露的時候。幸運的是，目前許多PDF工具都提供了「密文標記」的功能。那到底密文標記是什麼？又有什麼用途？就一起來了解看看吧。
什麼是密文標記？在PDF文件裡打上馬賽克？
密文標記指的是永久性地去除掉PDF檔案內的機敏資料，將選取的文字塗黑以遮蔽文字。一般人可能會對「PDF密文標記」一詞感到陌生，可以想像為將PDF內的敏感資料塗黑、塗白或遮蔽，讓他人無法再辨識。一些人可能以PDF遮蔽文字、PDF橡皮擦、PDF馬賽克、PDF塗黑代稱這個功能，但只有能永久地遮蔽訊息，才能稱為密文標記。
透過將文字改為與PDF文件底色一樣的顏色，或在文字上覆蓋色塊等等方式，雖然也可遮蔽訊息，但這些方式很容易透過PDF的編輯功能破解，唯有密文標記可以做到最徹底的PDF遮蔽文字，讓機敏資訊更有保障。
密文標記這項功能常被使用在法律、醫療、政府、學校、財務、人資考核…等領域的文件中，需要遮蔽特定的個資，加密以保護當事人。當報告內容涉及機敏訊息時，也可以透過密文標記，遮蔽專案內的訊息。
如何使用AI密文標記：快速、大量遮蔽PDF文字
以下將以KDAN PDF Reader 微軟版本為例說明，同樣的功能在KDAN PDF Reader Mac版本也將在五月中上線，用戶可以免費試用密文遮蔽功能，有興趣的讀者可以先下載產品，並留意更新訊息。
首先，產品內提供兩種遮蔽的的方式：手動密文標記和AI密文標記，若需要批次處理大量文件，相當推薦使用AI密文遮蔽，能省下更多的時間。
6步驟教你運用AI密文標記
步驟一：透過KDAN PDF Reader 開啟PDF文件
步驟二：點選視窗上方 「安全」按鈕
步驟三：在選單中選擇「標記密文」
步驟四：選擇 「自動密文標記」
步驟五：選擇您的文件類型，讓AI偵測需要屏蔽的內容
步驟六：AI人工智慧會偵測出敏感資訊和資訊所在的頁面，您可以透過左側欄點選並前往這些敏感資訊的所在頁面，若不需要再調整，可全選所有檔案，並按下「遮蔽」，遮蔽機敏資料。
如同畫面中顯示的，您可以選擇遮蔽色塊的顏色，甚至也可以在色塊中加上文字，並設定文字大小、字體等等。
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文件安全再升級：PDF加密工具
除了密文遮蔽之外，PDF加密也是一個提升文件安全性的手段，PDF加密可不是只有位文件加上密碼而已，文件擁有者還可以限制用戶使用文件的權限，禁止他人列印、拷貝這份PDF檔案，能降低文件外洩的風險。
在PDF Reader程式內設定加密時，您可能會看到AES-128或是AES-2562等不同選項，AES 全名為Advanced Encryption Standard，是一種加密技術的標準，數字越大代表愈複雜的加密等級，但一般而言AES128就足以處理政府級別的機密資訊。
在KDAN PDF Reader內，PDF加密工具位在「安全性」的工具欄中，選擇「加密」，並設定好密碼、權限，可以替PDF加密了，您也可以一次匯入多個檔案同時進行加密。
企業若希望提升文件安全性，建議可以針對重點文件進行密文遮蔽，並設定設定不同的密碼保護，以提高文件的安全性。除了上述的文件加密方式外，平時定期刪除已過時的資料、透過系統設定分級權限、和定期更換email、系統、雲端密碼，也都是相當簡易就能落實，且能有效地防止資安漏洞的方法。
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6大個資文件常見問題&建議
Q1: PDF文件是可以修改內容的嗎？
PDF檔案是相對安全，且比較不容易被更動的檔案格式，但是透過專業的PDF編輯器，還是可以編輯的，因此檔案加密還是很重要的！
Q2: PDF檔如何隱藏文字？
同文章內容提到的，可以用色塊、更換文字的方式隱藏文字，但是要永久的遮蔽文字，還是要使用密文遮蔽最安全。
Q3: 個資可以保留多久？
雖然台灣個人資料保護法提到「個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者，不在此限。」意思是當個資使用的目的達成時，企業就需要刪除這些資料，但實際上個資留存的期限，會因機構的性質、個資使用的情境有所不同。
舉例來說：例如企業內員工的個人資料，除非有特殊需求，否則在勞僱關係結束後就該刪除員工的個資，在醫療體系內，患者的病歷可保存到七年，而在疫情期間不少人會使用的社交距離app，app內個人資料將保存達28天。
但不管是公部門或是私人機構，都有義務主動告知當事人個資如何被使用，若當事人提出刪除、停止處理時，也因立即做出回應。
Q4: 哪些資料會受到個資法保護？
因為科技日新月異，除了可以直接判斷個人身份的「直接個資」外，2008年也修法新增了「間接個資」的項目，例如手機號碼、email等雖然有一定匿名性，但是可透過資料庫比對找出擁有者的身份，就屬於間接個資。
在修法後，個資保護的範圍也擴大了不少，只要能用來識別一個人的各種資訊都能算是個資，如：姓名、生日、身份證號碼、護照號碼、外貌特徵、指紋、婚姻狀況、家庭情況、教育程度、職業、醫療記錄、犯罪記錄、聯絡方式、財務狀況、社交活動等等等。
Q5: 怎樣算洩露個資？
簡單而言，除非狀況涉及公共利益、人身安全或他人重要權益，否則在非經當事人同意的情況下，散播了上述提到的個人資料，都可以算是洩漏個資。洩漏個資可能同時觸犯民法與刑罰，只是個資的洩漏有比例原則，實際判刑會會依照案情和個資類型裁決。
一般企業需要留意的是，個人資料的使用範圍僅限於業務執行。例如客戶可能只授權收家使用email寄送訂單訊息，那企業就不能透過這些email發送廣告信件或做其他的行銷用途。
Q6: 如何應對個資外洩事件？
若企業不幸發生個資外洩事件時，應盡快採取緊急應對措施，包括停止資料流出和遵循相關法規通知受影響方。同時，公司應配合檢調單位進行調查，積極修復安全漏洞，並提供受影響者必要的支援和補救措施。企業應公開透明地處理事件，與監管機構合作，持續改進內部監管和控制機制，並建立持續監測和審查機制，以預防類似事件的再次發生，並保障公司的信譽和信任。
結論
網路大大改變了我們的生活，但其高度傳播性伴隨的卻是個人隱私暴露在風險之中，哪怕只是社群網路上的一張貼文或一段語音檔，都可能被有心人士利用在不法用途上，更何況是企業內存取的龐大資料，倘若不幸資料外流時，不僅有賠款的風險，更重要的是商譽損失和社會責任。為避免負面情況發生，便可詳加利用本篇文章介紹的KDAN PDF Reader內的兩大功能 － PDF密文標記和PDF加密，讓您可以透過簡單的幾個步驟，替文件安全性加分，希望對大家有幫助囉！
